Es quizás, una de las preguntas que siempre nos hacemos en todo momento, como voy a lograr que el día de hoy va a ser productivo, y esto es de suma importancia, ya que hay muchas tentaciones alderredor que nos generan bloqueos para cubrir, inclusive, las tareas más básicas. Simplemente al tener nuestro teléfono junto a nosotros, basta que llegue un mensaje, y listo, perdimos la concentración de lo que estábamos realizando.
Hay ocasiones que inclusive te levantaste con un gran ánimo, y además, ya habías planeado tus actividades para que ese día en verdad fuera sensacional, pero al final comenzaron a surgir temas que no tenías previsto, y para no hacerlo largo, el día no resulto como habías esperado, inclusive te sentiste un poco decepcionado. Puede ser que no sea por algo relacionado a una distracción real, sino que simplemente, fue un correo electrónico que llego, o terminaste ayudando a otras personas, o sencillamente olvidaste planear una actividad que tenías pendiente de otro día, y se convirtió en una urgencia.
Bueno la planeación es solo la mitad de lo que debes hacer, la otra mitad esta en la ejecución. Esto parece más bien una situación de desenfoque, que nos ocurre con mucha frecuencia, pero creo que es momento de utilizar una herramienta que nos pueda ayudar mucho a evitar que esto nos suceda, para tal fin, podemos recomendar una herramienta de gestión desarrollada por Peter Bregman, y es llamada “Un plan de 18 minutos para gestionar su día”, el cual es un método para realmente enfocarse en lo que es prioritario, y lo más importante es que lo puedes adaptar a tus necesidades reales. Lo podemos resumir en tres pasos:
Paso 1. TOMA 5 MINUTOS PARA ESTABLECER EL PLAN: Cuando vaya a trabajar, antes de encender la computadora, tome un pedazo de papel y decida qué hará que su día sea productivo y exitoso. Haga una lista de tareas realistas que lo ayudarán a lograr su objetivo. Agregue este listado y distribúyalos de forma coherente a lo largo del día. Revise que si podrá completarlas y que el trabajo que ha realizado al hacer esta planeación es congruente con lo que usted necesita hacer. S i la lista es demasiado larga para el día, intente eliminar algunos elementos que pueden esperar y una vez que quede listo, vuelva a priorizar sus tareas. Es realmente importante decidir qué cosas va a hacer, porque lo que es una realidad es que si usted esta decidido a hacerlo y lo toma como prioritario lo puede cumplir, pero al contrario si no esta seguro de completarlo, es mejor no ponerlo, porque hay alta posibilidad de que se genere una falla, y aquí pueden comenzar a ocurrir pensamiento que debemos alejar, negativos, sin fundamento, y mejor, apartarlos. Tomará solo 5 minutos para hacer esto, después de hacer la lista, manténgalo a la vista mientras está trabajando o en algún lugar al que sea fácilmente accesible.
Paso 2. ENFOQUE POR 1 MINUTO CADA HORA: Puede configurar recordatorios para cada hora en su computadora o reloj. Después de cada hora, mire la lista y vea cuánto del trabajo ha completado. Pregúntese si la última hora fue buena y productiva. Si te estás quedando atrás esta hora, intenta cubrirlo en la próxima hora haciendo un esfuerzo mayor. Esto asegurará que esté administrando su tiempo, y no como si el tiempo lo estuviera administrando a usted.
Paso 3. REVISIÓN Y COMENTARIOS POR 5 MINUTOS: Después de haber completado el trabajo del día y haber apagado la computadora / laptop, revise su trabajo realizado durante todo el día. Comprueba si tus tareas están completadas. Hágase preguntas como ¿dónde se distrajo? ¿Cuál fue la parte productiva? ¿Dónde crees que puedes hacerlo mejor? Tenga en cuenta los puntos cruciales para improvisar en ellos al día siguiente.
Si seguimos estos sencillos consejos, al poco tiempo estaremos generando un hábito de trabajo que te permitirá definitivamente ser mucho más eficiente, y que crees, estarás obteniendo una nueva Competencia que al final podrás explotar en tu trabajo y en tu vida diaria, y definitivamente, ser mucho más atractivo como capital humano para tu empresa, para la sociedad y para el país.
Bibliografía:
+ Peter Bregman, “An 18-Minute Plan for Managing Your Day”, Harvard Business Review, July 20, 2009.
+ Agradecimiento a Aniket Deolikar estudiante MBA, ya que el publica una versión del articulo que nos permite reflexionar sobre esto.
